Procedura zatwierdzania kodeksu krajowego

Procedura zatwierdzania kodeksu krajowego

Warunkiem przyjęcia kodeksu postępowania jest przedłożenie jego projektu organowi nadzorczemu do zatwierdzenia. Projekt taki musi spełniać wymogi określone w RODO i ustawie o ochronie danych osobowych, ale również te określone w Wytycznych EROD 1/2019 dotyczących kodeksów postępowania i podmiotów monitorujących zgodnie z rozporządzeniem 2016/679.

Przedłożenie wniosku o zatwierdzenie kodeksu postępowania wiąże się również z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 10 złotych. Opłatę należy uiścić na właściwe konto Dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawy.

Co ważne, poprawnie złożony wniosek o zatwierdzenie projektu kodeksu postępowania powinien zawierać informację o przeprowadzonych konsultacjach oraz ich wyniku. Konsultacje muszą zostać przeprowadzone przed złożeniem wniosku o zatwierdzenie kodeksu postępowania. Sprawozdanie z konsultacji nie musi obejmować całości zgłoszonych uwag, a jedynie najważniejsze wnioski z nich płynące wraz z odniesieniem projektodawców do przedstawionych stanowisk (raport z konsultacji). Konsultacje powinny zostać przeprowadzone w możliwie szerokim zakresie przy wykorzystaniu wszelkich możliwych kanałów komunikacji, w tym np. strony internetowej, prasy branżowej czy też pism kierowanych wprost do zainteresowanych podmiotów, organizacji oraz osób, których dane dotyczą.

Procedura zatwierdzenia kodeksu postępowania składa się z kilku etapów. W pierwszej kolejności organ nadzorczy bada, czy przedłożony projekt spełnia wymogi formalne oraz kryteria dopuszczalności, o których mowa w Wytycznych EROD. Po zakończeniu tej wstępnej oceny, jeśli projekt kodeksu wymaga uzupełnień, organ nadzorczy kieruje do wnioskodawcy pismo z uwagami i oczekuje ich przeanalizowania i ewentualnych zmian w projekcie. Gdy projekt nie wymaga zmian lub gdy wpłynie jego poprawiona wersja, możliwe jest przejście do kolejnego etapu, tj. do pełnej oceny treści przedłożonego projektu w świetle kryteriów zatwierdzania kodeksów. Etap ten służy wyjaśnieniu treści projektu z wnioskodawcą, umożliwiając mu wprowadzenie ewentualnych modyfikacji. Kończy się on wydaniem przez organ nadzorczy opinii o zgodności przedłożonego projektu z przepisami RODO. Ostatni etap obejmuje zatwierdzenie kodeksu postępowania w formie decyzji administracyjnej, o ile organ nadzorczy uzna, że stanowi on odpowiednie zabezpieczenie właściwego stosowania RODO.

Zatwierdzone kodeksy postępowania są następnie rejestrowane przez polski organ nadzorczy i EROD.